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Aufgrund der täglich zunehmenden Datenflut wird es für die Mitarbeiter in Unternehmen immer schwieriger, Informationen zielgerichtet und effizient zu nutzen. Die Suche nach Dokumenten kostet Geld, Zeit und Energie. Ziel der Diplomarbeit ist es, ein Konzept für das Überführen des Dokumentenbestandes im Produktionsbereich in ein IT-gestütztes System am Beispiel der Firma BECOM Electronics GmbH zu erarbeiten. Basierend auf den Grundlagen des Dokumenten-Managements wird die Einführung einer papierlosen Fertigung unter Berücksichtigung der technischen, organisatorischen
und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen dargestellt.
Die vorliegende Arbeit befasst sich mit der Ausarbeitung einer Methode bzw. eines Vorgehensmodells zur Migration eines Dokumentenmanagementsystems von einer lokalen Version in eine auf Workflows basierenden Cloudversion, am Fallbeispiel des Unternehmens BMK Electronics GmbH & Co. KG. Um eine Managementsystemdokumentation zu migrieren, sind eine umfassende Planung und ein konkretes Vorgehen nötig, sodass alle Inhalte des bisherigen
Managementsystems ohne Informations- oder Dokumentverluste in eine neue Softwareumgebung überführt werden können. Zur Durchführung dieser Migration wird beschrieben, wie beide Versionen der Software aufgebaut sind, welche Deltas sich zwischen den Versionen ergeben und, wie als Lösung zur Überbrückung der Deltas eine Dokumentmatrix entwickelt wird, um die Migration durchführen zu können.
Die vorliegende Arbeit setzt sich mit dem Thema Dokumentenmanagement und hierdurch mit einem entscheidenden Hilfsmittel zum Erfolg eines Unternehmens auseinander. Eingeschränkt wird dieser Themenkomplex auf den Bereich der Wohnungswirtschaft und schildert im ersten Teil gesetzliche und branchenspezifische Grundlagen mit besonderem Augenmerk auf die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung. Im weiteren Verlauf erfolgt die Analyse des Dokumentenmanagements am Beispiel der WGF – Wohnungsgesellschaft mbH Frankenberg/Sachsen. Dabei wird hauptsächlich die bisher verwendete Dokumentenmanagementsoftware untersucht und Verbesserungsmöglichkeiten – bezogen auf die benutzten Dokumententypen – aufgezeigt. Im Zuge der Umstellung der WGF auf eine leistungsfähigere Dokumentenmanagementsoftware kristallisieren sich neue Möglichkeiten der Prozessoptimierung heraus. Dies wird am Beispiel der Rechnungsbearbeitung abgebildet.